Ar-Ge Merkezi Belgesi veya Tasarım Merkezi Belgesi alabilmenin asgari başvuru şartları aşağıda belirtilemketedir;
- Ar-Ge Merkezlerinde en az 15 (ya da sektöre göre 30/BK Kararı) TZE (Tam Zaman Eşdeğer) personelin istihdam edilmesi
- Tasarım Merkezlerinde ise 10 TZE personel istihdam edilmesi
- Faaliyetin yurtiçinde gerçekleşmesi
- İşletmenin Ar-Ge ya da Tasarım yönetim yeteneği ve kapasitesinin olması
- Çalışan personelin, söz konusu alanda çalıştığının fiziki kontrolünü yapacak mekanizmanın bulunması
- Merkezlerin, konusu, süresi, bütçesi ve personel ihtiyacı tanımlanmış program ve projelerinin olması,
- Merkezlerin, ayrı bir birim içinde örgütlenmiş tek bir yerleşke veya fiziki mekan içinde yer alması gerekmektedir.
Ar-Ge ve Yenilik Sayılmayan Faaliyetler de mevzuatta belirlenmiş olup, aşağıdaki faaliyetleri yürüten işletmeler AR-GE ve yenilik faaliyeti gerçekleştirmemektedir.
- Pazarlama Faaliyetleri, Pazar araştırması, satış promosyonu
- Kalite Kontrol
- Petrol, doğalgaz, maden arama ve sondaj faaliyetleri
- İlaç üretim izni alınmadan en az 2 araştırması yurtiçinde gerçekleşmeyen klinik faaliyetler
- Ar-Ge projesi olmaksızın icat edilmiş ya da geliştirilmiş süreçlerin kullanımı
- Program dilleri ve işletim sistemleri hariç yazılı geliştirme faaliyetleri
- Yazılımlara ilişkin olağan ve tekrarlanan faaliyetler,
- Kuruluş ve örgütlenmeyle ilgili araştırma giderleri,
- Üretim ve üretim altyapısına yönelik yatırım faal. ve seri üretime ilişkin harcamalar
- Reklam amaçlı tüketici testleri
- Ar-Ge projesi kapsamında olmaksızın süreç, sistem, ürün ortaya konulmasına hizmet etmeyen doğrudan veya gömülü teknoloji transferi
- Ar-Ge’de geliştirilen ürüne ilişkin fikri mülkiyet edinimi dışında bu hakların korunmasına yönelik faaliyetler
Tasarım sayılmayan faaliyetler de benzer olmakla birlikte, ilaveten ülke, devlet vb. amblem ile nişanların uygunsuz kullanımını içeren faaliyetler ve kamu düzeni veya genel ahlaka aykırı faaliyetler de tasarım kapsamında değerlendirilmemektedir.
Ar-Ge ve Tasarım Merkezi Başvuru, İzlenmesi ve Denetimi süreci aşağıda özetlenmektedir.
Başvuru:
- Başvuru Elektronik ya da yazılı ortamda Bakanlığa yapılır (e-devlet üzerinden elektronik başvuru alınmakta ve başvuru kılavuzu Bakanlıkça sunulmuş)
- Bakanlık başvuruda herhangi bir eksiklik olup olmadığını 5 işgünü içinde inceler. Eksiklik varsa işletme 15 gün içerisinde tamamlamak zorundadır. Aksi halde, başvuru reddedilir.
- Başvuru Değerlendirme ve Denetim Komisyonu tarafından en geç 30 iş günü içinde değerlendirip karara bağlanır. Karar tutanağı GİB, SGK ve işletmelere 5 işgünü içerisinde bildirilir.
- Başvuru İzleyicilerin raporu doğrultusunda değerlendirilir. Olumlu değerlendirilen başvurulara Ar-Ge Merkezi veya Tasarım Merkezi belgesi Bakanlıkça verilir. Destek ve teşviklerden ise Değerlendirme ve Denetim komisyonunun karar tutanağı tarihinden itibaren yararlanılabilir.
Başvuru Sonrası Süreç:
- Ar-Ge merkezlerindeki faaliyet raporu, takvim yılını kapsayacak şekilde en geç Mayıs ayı içinde Bakanlığa yazılı ya da elektronik sunulur.
- Bakanlık, faaliyet raporunun şekil ve içerik açısından ön incelemesini yapar, eksik bilgi ve evrak bulunması halinde işletme eksikleri 10 işgünü içinde tamamlayarak Bakanlığa bildirmek(elektronik ortamda) zorundadır.
İzleme Faaliyeti:
- İzleme Faaliyeti her yılın Haziran ayından takvim yılı sonuna kadarki süre içerisinde tamamlanır.
- İzleyicilerin Görevlendirilmesi: Bakanlık başvuru, izleme ya da denetim faaliyetleri için alanında uzmanlığı olan en az iki kişiyi İzleyici olarak görevlendirir. Başvuruların ya da faaliyetlerin incelenmesiyle ilgili görevlendirilen İzleyiciler, yerinde fiili izleme ve inceleme sonrası hazırladıkları raporu Komisyona sunarlar. Merkezlerde yürütülen her bir Ar-Ge, yenilik veya Tasarım projesi İzleyiciler tarafından raporlanır.
Denetleme Faaliyeti:
- Ar-Ge ve Tasarım merkezleri Komisyon tarafından en geç iki yılda bir denetlenir.
- Komisyonun denetimi sonrası eksiklik ve ihlalin ölçüsüne göre Ar-Ge Merkezi veya Tasarım Belgesi iptal edilebilir, ya da eksikliklerin giderilmesi için işletmeye üç ayı geçmemek üzere süre verilir. Bu süre içinde işletme destek ve teşvikten yararlanamaz.
- Eksikliklerin giderilmesi için verilen süre sonrası eksiklikler giderildiğine dair Komisyonca değerlendirme yapılması durumunda karar verildiği tarih ya da komisyon geç toplanmışsa verilen sürenin bitiş tarihinden itibaren destek ve teşvikten faydalanılır.
- Ar-Ge merkezi kurmanın asgari şartlarının (Yönetmelik M. 20’de sayılan) yitirildiği tespit edilirse Ar-ge Merkezi belgesi Bakanlıkça iptal edilir.
- Belgesi iptal edilen işletme iptale müteakip 1 yıl boyunca belge başvurusunda bulunamaz.
Değerlendirme ve Denetleme Komisyonu: Komisyon Bilim ve Teknoloji Genel Müdürü veya ilgili Daire Başkanı başkanlığında, Maliye Bakanlığı’nca belirlenecek 1 üye, Bakanlıkça seçilecek 2 Öğretim Üyesi, TOBB, TİM ya da Sektör Meclislerinden Bakanlıkça görevlendirilecek 1 üye olmak üzere 5 üyeden oluşur. Komisyon BTGM ya da ilgili daire başkanı başkanlığında en az 4 üye katılımıyla toplanır ve 3 üyenin aynı yöndeki oyuyla karar alır.